Step 2 設定を定義する

設定の定義手順

1. 対象元のPDFファイルを確認する

選択したファイルが正しいか確認します。「ファイルを追加」ボタンでファイルを追加することができます。ファイルをまちがって選択したときは、ボタンで選択から削除することができます。
複数ファイルを選択することは可能ですが、同じフォーマットのPDFファイルを選択してください。異なるフォーマットのPDFファイルを選択すると、分割設定が正しく動作しない可能性があります。

2. 新しい分割設定を作成する

分割設定にあるボタンを押して設定名を入力します。ボタンで設定名を修正することができ、ボタンで設定を削除することができます。
※初回画面表示のときなど1つも設定が存在しないとき、ボタンを押して新しい設定を作成する必要はありません。ボタンで名称を設定し、各種設定をおこなってください。

3. 書類情報を設定する

PDFから取得する各種情報を定義します。それぞれ1つだけでなく、複数の項目を指定することも可能です。その際、上から順に項目が結合されますが、取引金額については指定した項目を合算します。
各項目の意味は下記となります。

取引先外部ID 必須：MakeLeapsの取引先外部IDを指定します。MakeLeapsの取引先を特定する一意のコード（取引先コードなど）です。PDF一括送付をおこなううえで必須の設定となります。
取引金額条件付必須：取引金額を指定します。PDF一括送付で書類として保管する際は必須の設定となります。
※書類として保管する機能については、PDF一括送付のヘルプを参照ください。
書類番号：書類番号を指定します。PDF一括送付で書類として保管する際、オプションで設定できる機能となります。
発行日：発行日を指定します。PDF一括送付で書類として保管する際、オプションで設定できる機能となります。
その他ワード：上記項目だけではファイル名としてわかりづらい場合など、その他のワードを指定することができます（例．末尾に「請求書」と付与）。

それぞれの項目を選択すると、項目が下に開くので、「選択」を押してPDF上のテキストの位置を指定します。
選択したテキストの位置は、各ページにおいて同じ場所を参照するため、ページによって位置が変わる項目を選択すると、他のページで値を取得できずエラーとなります。そのため、各ページにおいて同じ位置にあるテキストを選択してください。

また、任意の文字を追加することも可能です。「フリーワード」とあるテキスト欄に文字を入力してください。

項目を指定したあと、取得した項目の右にあるのボタンを押すと、詳細設定画面が開きます。
「文字揃え」で左揃え、中央揃え、右揃えが選択できます。取引金額は右揃えがデフォルトとなっていますが、他の項目は左揃えとなっています。書類のフォーマットに合わせて変更ください。

選択したテキストの位置にページごとで左右のずれが生じるとき、「文字ズレの許容範囲」を使用して調整することができます。デフォルトでは0.1mmとなっており、これは各ページにおけるテキストの位置が0.1mm未満のずれを生じる場合、同じ位置にあるとみなすということです。例えば、0.5mmを指定すると、0.5mm未満であれば同じ位置にあるとみなされますので、ページごとで左右のずれが生じる場合は、この値を増減させて調整してください (0.0～10.0mmまで設定可能)。

また、「抽出条件の追加」で先頭／末尾から指定文字数を抽出、「置換条件の追加」で値を置換することができます。
抽出条件には、先頭／末尾から指定した文字数分を抽出する機能があります。

例えば、「100001-123」という文字列があり、先頭から6文字目までの「100001」が取引先外部IDのとき、「先頭からN文字を抽出」を選択して、文字数として「6」を指定することで、それ以降の文字を無視し「100001」を抽出することができます。

置換条件には、特定の文字列を置換する機能と、先頭／末尾から指定した文字数分を置換する機能があります。

例えば、余分なコロンやスペースが含まれる場合などには、「文字列を置換」を選択して置換前にコロンやスペース、置換後に空を指定することで、余分な文字を取り除くことができます。
文字列の先頭に毎回異なる文字列が一定の文字数入る場合は、「先頭からN文字を置換」を選択して置換前に不要な文字数を指定し、置換後に空を指定することで、不要な先頭の文字列を取り除くことができます。

抽出条件、置換条件は複数設定することもできます。

取引金額に限り、デフォルトで「円」、「￥」、「＄」とスペースは空に置換する設定となっています。これは、これらの文字が含まれると、金額として見なされずファイル名をリネームできなかったり、PDF一括送付に正しい金額として取り込めないことを避けるためです。

右のような書類のとき、左上にある「お客様コードNo.」が取引先外部IDであれば、その右に緑色の枠が付いている「T002」を指定します。同様に、取引金額は「税抜御買上額」の「11,960」と「消費税額等」の「1,178」をそれぞれ指定することで税込金額として合算され、書類番号は右上の「No.」のうしろある「000175」を指定します。

発行日も上部にありますが、こちらの場合は複数の設定と置換条件が必要となります。
「21」「10」「11」をそれぞれ選択し、間に「-」を入れて「21-10-11」とすることもできますし、画面にある「年」「月」「日」を活かしてかつ西暦を4桁にしたいとき、頭に「20」を付けることもできます。その際は、末尾の「日」のうしろにカッコが付き、「日）」となっているため、このカッコを除外する必要もあります。
後者の例は右のようになります。頭の「20」はPDF内のデータではなくフリーワードで登録、そのあとは順に選択していき、最後の「日」を選択したあと、詳細設定画面の置換条件として、「）」を空に変換する設定としています。
結果、ファイル名は「T002_13,138_000175_2021年10月11日.pdf」となります。

4. 分割条件を設定する

書類情報で設定した項目の値が次のページにおいて変わると、その値が変わった箇所で書類が分割されます。どの項目が変わったら書類を分割するかを選択するのが分割条件です。分割条件は、書類情報で設定した項目のうちいずれかを選択します。なお、分割条件として選択できるのは、書類情報としてPDFから文字列を最低1つ以上取得している項目に限ります。フリーワードのみの項目は選択項目として表示されません。
一番多いのは、取引先ごとに書類を分割するケースかと思われます。その際は取引先外部IDを選択します。もしくは、同じ取引先であっても複数の書類が存在するとき、取引先でまとめるのではなく各書類ごと分割したいときは、書類番号や発行日等を選択します。

ファイルは分割されていて、同一基準に則って各ファイル名の変更だけをおこないたいときは、選択肢の一番下にある「分割しない」を選択してください。この場合、書類情報で設定した項目の値はファイル名に反映されますが、分割はおこなわれません。

5. 押印を設定する

PDF自体に押印画像が含まれていないときなど、任意の押印画像をPDFの好きな位置に設定することができす。「画像を選択」を押して押印用の画像ファイルを選択します。表示された押印画像をドラッグして位置を調整してください。押印画像を選択することで四隅と各辺にコントロールポイントが表示されます。それぞれの角にあるコントロールポイントをドラッグしてサイズの調整ができます。それぞれの辺にあるコントロールポイントで高さのみ、幅のみのサイズも変更できます。「X座標」、「Y座標」、「幅」、「高さ」欄をmm単位で指定することによって細かな調整も可能です。

「クリア」を押すと、押印画像の設定を削除することができます。

※画像のファイルサイズは1MBが上限となりますので、1MBを超えてエラーが出る場合は、画像のファイルサイズを小さくしてから再選択してください

押印画像は基本的に PNG 形式で保存します。BMP や JPEG など、他の画像形式でアップロードされた場合は、白い部分を透過処理したうえで PNG 形式に変換して保存します。これは、押印画像が住所等の上に重なるとき、押印画像の下にある文字が見えなくなることを避けるためです。

6. PDFファイル名のフォーマットを設定する

PDFファイル名のフォーマットは、各種囲み文字（丸括弧、角括弧、波括弧）、区切り文字（アンダースコア、ハイフン、カンマ）のいずれかで書類の各項目を抽出できるようにするものです。
いずれであってもPDF一括送付で使うことができますが、各項目の内容に含まれる文字がある可能性がないものを選択してください。

この例はアンダースコアの区切り文字を使ったケースです。下に例が表示されますので参考にしてください。

7. 設定を保存する

各種設定作業が完了したら「設定保存」ボタンを押し、設定を保存します。ここで保存した設定は、次回以降選択できるようになり、再設定する必要はありません。

8. 処理を実行する

「処理開始」ボタンを押して処理を実行します。処理結果として、件数とどういったファイル名になるかが表示されますので、ご確認ください。エラーが発生した際は、エラーメッセージが表示されますので、エラーメッセージを確認し、設定を見直してください。

処理結果がすべて成功になると、「ダウンロード」ボタンが表示されます。このボタンより、全ファイルが1つの圧縮したzipファイルとしてダウンロードできますので、ダウンロード後、zipファイルを展開してからPDF一括送付を実施ください。

※展開したファイルのファイル名が文字化けするときはこちらをご覧いただき、文字化けを解消してください