販売管理システム等で作成されたPDF形式の請求書をMakeLeapsにアップロードし、郵送代行やセキュア送信機能を使用して取引先へ送付することができます。
アップロードした請求書PDFは、MakeLeapsの「送付前確認」画面に直接連携されます。
本APPでは、請求締め処理等で作成した複数のPDF請求書をまとめて一回の操作でアップロードすることが可能です。 本APPを用いて請求書をMakeLeapsへ連携するための条件は以下の通りです。
PDFファイルの作成条件の詳細に関してはPDF作成の条件及び注意事項を参照してください。
アップロード作業を実施する前に、MakeLeapsに取引先情報や自社情報を登録しておく必要があります。 必要な設定作業の詳細はセキュア送信、郵送代行の設定を参照してください。
送付依頼に添付されるPDFファイル名は、外部ID部分を除いたファイル名となります。
例:アップロードするPDFは以下の条件に従って作成する必要があります。
No | 項目 | 条件 |
---|---|---|
1 | ファイル名 |
拡張子が .pdf であること 外部IDを除いたファイル名の長さが80文字以下であること |
2 | 書式 | A4 縦 |
3 | ページ数 | 同一取引先に同時に送る全PDFファイルの合計が200ページ以下 ※郵送代行の場合の制限。セキュア送信の場合は制限なし |
4 | ファイルサイズ | 同一取引先に同時に送る全PDFファイルのサイズの合計が20MB以下 |
5 | ファイル数 |
同一取引先に同時に送る全PDFファイル数が5ファイル以下 また、同時にアップロードするすべてのファイル数合計が100ファイル以下 |
同一の外部IDを持つファイルを同時に選択することで、複数のファイルをまとめて送付できます。 複数のファイルを送付する場合はファイル名でソートされますので、必要に応じて連番等を付加してください。
【例】 外部ID:10001 の取引先に、請求書とお知らせを送付する場合
(10001)1.請求書.pdf
(10001)2.お知らせ.pdf
以下では、アップロード実施前までに必要となるMakeLeaps上での設定作業について説明します。
No | 画面の項目名 | セットする内容 | 郵送代行 | セキュア送信 |
---|---|---|---|---|
1 | 会社名 | 請求先名 | ◯ | ◯ |
2 | 姓 | 請求先担当者 | ||
3 | 名 | |||
4 | 肩書 | 請求先担当者の肩書 | ||
5 | 部門 | 請求先の部門 | ||
6 | 電話番号 | 請求先の電話番号 | ||
7 | FAX番号 | 請求先のFAX番号 | ||
8 | Eメール | 請求先のEメール | ◯ | |
9 | 住所国名 | <日本>固定 | ◯ | |
10 | 住所形成 | <日本式表記>固定 | ◯ | |
11 | 郵便番号 | 請求先の郵便番号 | ◯ | |
12 | 都道府県 | 請求先住所をマッピング (※)都道府県まで必須 |
◯ | |
13 | 市区町村 | |||
14 | 町名・番地 | |||
15 | ビル名 |
郵送代行の場合、MakeLeapsが、宛先住所と差出人住所を記載した住所ページを自動で作成します。住所ページは請求書の1ページ目に、宛先や差出人が封筒の窓枠から見えるように挿入されます。
送付前確認画面における郵送代行の確認イメージ
MakeLeapsの自社情報⇒「自社連絡先」で設定します。
MakeLeapsでは、複数の連絡先を定義できますが、複数の連絡先が存在する場合はデフォルトの連絡先(★マーク付き)を使用します。
本画面で指定した差出人情報は、アップロード後、送付前確認画面を開いた際にデフォルトとして表示されます。デフォルトで表示されている内容は、同画面から上書き可能です。
取引先の「連絡先」から取得します。詳細は、取引先の連絡先更新を参照ください。
封筒上の表記は、「内容物表記なし」がデフォルトで設定されます。
「内容物表記なし」以外の表記(「請求書在中」等)を指定する場合は、送付前確認画面から変更可能です。