ヘルプ

書類をPDFで連携する

販売管理システム等で作成されたPDF形式の書類をMakeLeapsにアップロードし、郵送代行やセキュア送信機能を使用して取引先へ送付することができます。
アップロードしたPDFファイルは、MakeLeapsの「送付前確認」画面に直接連携されます。
V.2.0.0より、PDFファイルをMakeLeapsの書類として登録する機能が追加されました。機能を利用するには、「書類として保管する」のチェックをオンにしてください。機能の詳細については、「書類として保管する」機能についてを参照してください。

前提条件

本アプリでは、請求締め処理等で作成した複数のPDFファイルをまとめて一回の操作でアップロードすることが可能です。 本アプリを用いてPDFファイルをMakeLeapsへ連携するための条件は以下の通りです。

  1. PDFファイルは、得意先別に分けて作成してください。
  2. 得意先を一意に特定するコード(得意先コード、取引先コード等※1)が必要になります。
    このコードをMakeLeapsでは「取引先外部ID」と呼びます。
    本アプリでは、PDFのファイル名や書類情報を格納したCSVファイル(※2)に取引先外部IDを含めることで、PDFファイルがどの得意先のものかを識別します。
    ※1 お客様のシステム(PDFファイルを作成したシステム)側で既に得意先コードを管理されている場合は、そのコードをそのままご使用になれます。
    ※2 「書類として保管する」を選択した場合。詳細は、「書類として保管する」機能についてを参照してください。

PDFファイルの作成条件の詳細に関してはPDF作成の条件及び注意事項を参照してください。

アップロード前の準備

アップロード作業を実施する前に、MakeLeapsに取引先情報や自社情報を登録しておく必要があります。 必要な設定作業の詳細はセキュア送信、郵送代行の設定を参照してください。

認証とアップロード画面の起動

  1. MakeLeapsへログイン後「自社情報」を選択し、「連携済みアプリ」のページを開きます。
  2. 表示された連携済みアプリの中から「PDF一括送付」を選びます。
  3. 認証をクリックします。
  4. 以下の認証画面が表示された場合、認証ボタンを押します。
    ※前回の認証から一定期間が経過した場合、又はアップロード画面で「終了」を押した場合のみ、本画面が表示されます。

アップロードの操作

書類として保管しないケース(「書類として保管する」のチェックなし)

  1. ファイル名のフォーマットを選択します。
    ・囲み文字:各種カッコの中の値を取引先外部IDとして認識します
    ・区切文字:アンダースコア、ハイフン、カンマの前までの値を取引先外部IDとして認識します
    ・正規表現:正規表現で記述した中の 'externalId' で指定している箇所を取引先外部IDとして認識します (Internet Explorerでは使用できません)
    ※PDFファイル作成の条件についてはPDF作成の条件及び注意事項を参照してください。
  2. 送信元PDFファイル名の「ファイルの追加」ボタンをクリックし、アップロードするPDFをすべて選択します。
    ※PDFファイルは同時に複数選択可能です。
  3. (オプション)「詳細設定」セクションにおいて、セキュア送信の「件名」「メッセージ」と郵送の「封筒上の表記」「差出人住所」を設定することができます。必要に応じてお使いください。
    ここで設定しないとき、「封筒上の表記」には「内容物表記なし」が設定され、「件名」「メッセージ」には取引先設定で指定した文言が設定されます。セキュア送信の件名、メッセージのデフォルト設定を参照してください。
    「差出人住所」を設定しないとき、デフォルトの自社連絡先住所が設定されます。デフォルト差出人情報を参照してください。
  4. 「送信」ボタンをクリックします。
    ※ステータスは「送信中」→「処理待機中」→「処理中」の順で変化していきます。すべてのPDFファイルが「処理待機中」以降のステータスになればブラウザを閉じても問題ありません。その前にブラウザを閉じると「送信中」のPDFファイルの処理は中断されます。
  5. アップロード完了後、MakeLeapsの「送付前確認」画面で送付依頼を確認・送付できます。
    1. 送付依頼に添付されるPDFファイル名は、取引先外部ID部分を除いたファイル名となります。

      例:
      元ファイル名:(取引先外部ID)株式会社ABC.pdf
      添付ファイル名:株式会社ABC.pdf
    2. MakeLeaps上の操作については、MakeLeapsのマニュアルを参照してください。
  6. アップロードがエラーとなった場合
    ステータスが「成功」とならなかった時、何らかのエラーが発生しています。同画面に表示されている失敗理由やヘルプを参考に、エラーの原因を確認してください。
    ヘルプを参照しても解決できない場合、サポート窓口までご連絡ください。
  7. アップロード結果をクリックすると、過去の処理結果を履歴として確認することができます。

書類として保管するケース(「書類として保管する」にチェック)

書類として保管する際の機能については、「書類として保管する」機能についてを参照してください。

  1. ファイル名のフォーマットを選択します。
    ・囲み文字:各種カッコの中の値を書類情報(※)として認識します
    ・区切文字:アンダースコア、ハイフン、カンマの前までの値を書類情報(※)として認識します
    ・正規表現:正規表現で記述した中の 'externalId' で指定している箇所を書類情報として認識します (Internet Explorerでは使用できません)

    ※書類情報とは、MakeLeapsに書類を作成する際に、書類に付加する属性情報のことで、取引先や取引金額等を指します。
    PDFファイル作成の条件についてはPDF作成の条件及び注意事項を参照してください。
  2. 送信元PDFファイル名の「ファイルの追加」ボタンをクリックし、アップロードするPDFをすべて選択します。
    ※PDFファイルは同時に複数選択可能です。
  3. 「書類として保管する」にチェックを付けます。書類情報の取得方法以下の項目が表示されます。
  4. 書類情報の取得方法を指定します。書類情報をCSVファイルを利用するか、PDFファイルのファイル名から取得するかを選択します。
  5. PDFと書類情報のリンク方式を指定します。リンクキーとして取引先外部IDまたは書類外部IDのいずれかを選択します。
    ※書類情報の取得方法がCSVファイルを利用する場合のみ表示します。
  6. デフォルト書類タイプを指定します。請求書か納品書のいずれか、もしくはその他(書類以外)を選択ください。
    ※「その他(書類以外)」は、書類情報の取得方法がCSVファイルを利用する場合のみ表示します。
    その他(書類以外)の使い方については、「書類として保管する」機能についてを参照してください。
  7. 書類情報を記載したCSVファイルを読み込みます。
    ※書類情報の取得方法がCSVファイルを利用する場合のみ表示します。
  8. CSVファイルを正しく読み込むと、マッピング設定画面が表示されます。
    CSVファイルのタイトル行が表示されるので、各書類情報に対して、タイトルをそれぞれにマッピングします。
  9. 書類情報を正しく抽出すると、下表の「書類情報」欄に書類タイプと取引金額を確認することができるようになります。
  10. 「詳細情報」セクション以降の操作(送信結果の確認)は、書類として保管せずPDFファイルを送付するのみのケースと同様です。
    こちら以降を参照してください。

PDF作成の条件及び注意事項

PDFファイルの条件

アップロードするPDFは以下の条件に従って作成する必要があります。

No 項目 条件
1 ファイル名 取引先外部IDを含むこと
拡張子が .pdf であること
取引先外部IDを除いたファイル名の長さが80文字以下であること
2 書式 A4(縦) (595(幅) x 842(高さ) ピクセル (=210x297mm)) または
A4(横) (842(幅) x 595(高さ) ピクセル (=297x210mm))
※同一ファイル内に縦と横のページが混在していないこと
3 ページ数 同一取引先に同時に送る全PDFファイルの合計が200ページ以下
※郵送代行の場合の制限。セキュア送信の場合は制限なし
4 ファイルサイズ 同一取引先に同時に送る全PDFファイルのサイズの合計が20MB以下
5 ファイル数 同一取引先に同時に送る全PDFファイル数が5ファイル以下
また、同時にアップロードするすべてのファイル数合計が1000ファイル以下
6 フォント ファイルにフォント埋め込みがされていること
任意のフォントを使うことは可能だが、フォント埋め込みがされていないと、送付時の不具合や書類上の表記崩れが生じる可能性があるため

同一の取引先に対し同時に複数のPDFを送る場合

同一の取引先外部IDを持つファイルを同時に選択することで、複数のファイルをまとめて送付できます。 複数のファイルを送付する場合はファイル名でソートされますので、必要に応じて連番等を付加してください。

例:取引先外部IDが「10001」の取引先に、請求書とお知らせを送付する場合
 (10001)1.請求書.pdf
 (10001)2.お知らせ.pdf

セキュア送信、郵送代行の設定

以下では、アップロード実施前までに必要となるMakeLeaps上での設定作業について説明します。

  1. 取引先及び連絡先の登録・更新
    得意先情報をMakeLeapsの取引先に登録します。

    ①新規取引先の追加
    画面左側の取引先で+を押し、「取引先を追加」を開きます。 ②下表を参考に、必要項目を登録します。
    〇必須
    No 画面の項目名 セットする内容 郵送代行 セキュア送信
    1 会社名 得意先名
    2 得意先担当者
    3
    4 肩書 得意先担当者の肩書
    5 部門 得意先の部門
    6 電話番号 得意先の電話番号
    7 FAX番号 得意先のFAX番号
    8 Eメール 得意先のEメール
    9 住所国名 <日本>固定
    10 住所形成 <日本式表記>固定
    11 郵便番号 得意先の郵便番号
    12 都道府県 得意先住所をマッピング
    (※)都道府県まで必須
    13 市区町村
    14 町名・番地
    15 ビル名
    ※No.1~5は、60文字以下の設定としてください
  2. 取引先外部IDの登録
    取引先の追加が終了したら、登録した取引先を開き、取引先外部IDを設定します。

    取引先⇒概要⇒詳細から編集を選択し、取引先外部IDに得意先コード等システムで取引先を一意に特定するコードを指定。
    重要:PDFファイル上の得意先とMakeLeapsの取引先の紐づけは、この取引先外部IDで行います。漏れがないよう必ず登録を行ってください。
  3. 取引先の連絡先更新
    登録済の取引先を変更する場合は、該当の取引先を選択後「連絡先」タブを開いて、変更したい箇所を修正します。
    【注意事項】
    ・郵送代行の宛先及びセキュア送信のEメールアドレスには、デフォルトの連絡先(★マーク付きの連絡先)が設定されます。
    複数の連絡先を切り替えて運用する場合は、アップロード前にデフォルトの切り替えを行ってください。
    ※個人連絡先がデフォルトで住所が無い場合、組織連絡先の住所が設定され、会社名には、組織連絡先が設定されます。

    ・新規取引先の追加で、会社名、姓、名すべてを指定すると、組織連絡先と個人連絡先がそれぞれ一つ作成され、個人連絡先がデフォルトに設定されます。
    ※姓、名を指定せず会社名のみ指定すると、組織連絡先のみ作成され、組織連絡先がデフォルトに設定されます。

    ・複数の宛先にセキュア送信する場合、取引先の「送付設定」タブを開き、「セキュア送信の宛先」で「取引先に指定した連絡先」を選択することで、複数の連絡先を宛先として設定できます。詳細はMakeLeapsのヘルプをご覧ください。
  4. 書類の送付方法
    得意先ごとに、書類の送付方法の設定(セキュア送信、郵送代行又は両方)を行います。
    MakeLeapsの取引先から「送付設定」タブを開き、「書類の送付設定」で、各取引先に適用する送付方法にチェックを入れます。
  5. セキュア送信の件名、メッセージのデフォルト設定
    MakeLeapsの取引先から「送付設定」タブを開き、以下の項目を設定します。
    ・デフォルトの件名(※)
    ・デフォルトのメッセージ 本画面で指定した件名及びメッセージは、アップロード後、送付前確認画面を開いた際にデフォルトとして表示されます。デフォルトで表示されている内容は、同画面から上書き可能です。
    ※デフォルトの件名の初期値「@(document_number)」の意味は書類番号です。PDF一括送付はMakeLeaps内に書類を作るわけではないため、書類が存在せずMakeLeapsの送付前確認画面での修正が必要になります。そのため、必ず変更しておいてください。
    MakeLeapsの自社情報設定において、新規取引先を作成する際の初期値を設定することができます。詳しくはMakeLeapsのヘルプをご覧ください。
  6. 郵送代行の差出人設定

    郵送代行の場合、MakeLeapsが、宛先住所と差出人住所を記載した住所ページを自動で作成します。住所ページは書類の1ページ目に、宛先や差出人が封筒の窓枠から見えるように挿入されます。

    送付前確認画面における郵送代行の確認イメージ

    【デフォルト差出人情報】

    MakeLeapsの自社情報⇒「自社連絡先」で設定します。
    MakeLeapsでは、複数の連絡先を定義できますが、送信時に「差出人住所」を設定しないとき、デフォルトの連絡先(★マーク付き)を使用します。 本画面で指定した差出人情報は、アップロード後、送付前確認画面を開いた際にデフォルトとして表示されます。デフォルトで表示されている内容は、同画面から上書き可能です。

    【デフォルト宛先情報】

    取引先の「連絡先」から取得します。詳細は、取引先の連絡先更新を参照してください。

    封筒上の表記について

    封筒上の表記は、「内容物表記なし」がデフォルトで設定されます。
    「内容物表記なし」以外の表記(「請求書在中」等)を指定する場合は、送付前確認画面から変更可能です。

「書類として保管する」機能について

「書類として保管する」チェックを付けると下記のような画面が表示されます(設定項目によって表示は異なります)。このセクションで設定をおこないます。

  1. 機能概要
    PDFのアップロード時に、PDFファイルの内容(取引金額や取引日等)に関する属性情報(本アプリ内では、以下書類情報と記します)を付加することにより、MakeLeaps内部で書類として管理することができます。
    本機能により、電子帳簿保存法に準拠した証憑データの保存・管理が可能となります。MakeLeapsの電子帳簿保存法対応についてはこちらのリンクを参照してください。
    書類情報として追加できる項目は下表の通りです。
    No 項目 備考
    1 取引先名 取引先は、事前にMakeLeapsに登録しておく必要があります。アップロード時は取引先外部IDを指定することにより、取引先を特定します。
    2 取引金額 税込の合計金額を表します。
    3 取引日 アップロード操作をおこなった日が自動的に取引日(発行日)として登録されます。任意の日付を登録することはできません。
  2. 書類情報の取得方法
    書類情報は、PDFファイル名に付加する方法(ファイル名方式)と、別途CSVファイルを用意しCSVファイル内に記載する方法の2種類があります。お客様システムの環境に合わせ、運用しやすい方法を選択してください。
  3. ファイル名方式のフォーマット指定
    以下の例を参考にしてPDFのファイル名中に書類情報を追加してください。
    ・第1パラメータ:取引先外部ID
    ・第2パラメータ:取引金額
    例:
    ファイル名のフォーマットに囲み文字()を指定し、取引先外部IDが「1001」、取引金額が「11000」のとき、
     (1001)(11000)テスト商事_請求書.pdf
  4. CSV方式のフォーマット指定
    1行目はタイトル行、2行目以降をデータ行として認識します。
    タイトル行の各列には任意のタイトル名を付与し、実際のデータは2行目以降に入力してください。
    ※CSVの文字コードは「UTF-8(BOM付)」としてください。SJISなどの他のコードであっても読み込めることはありますが、正しく読めないときにエラーメッセージが出ることがあります。
  5. CSV項目のマッピング
    CSVファイルを正しく読み込むと、マッピング設定画面が表示されます。CSVファイルのタイトル行から読み取ったタイトル名がプルダウンリストに表示されるので、各書類情報に対してマッピングをおこなってください。
  6. PDFとCSVの紐づけ方法
    CSV方式を選択した場合、PDFとCSVの各行に記載した情報を紐づけるためのキー項目が必要になります。紐づける項目として、取引先外部IDと書類外部ID(※)のいずれかを選択できます。
    ※書類外部IDとは、アップロードするPDFにある識別番号(請求書番号等)を指します。これをPDFとCSV両方のファイルに持ち、紐づけをおこないます。
    識別番号を持たない場合でも、アップロード単位で一意になればよいため、一時的な番号も使用可能です。
    MakeLeapsへの登録をおこなうと、書類の「外部ID」と、発行書類控えの書類外部IDにこの書類外部IDが表示されます。
  7. 書類タイプ設定
    MakeLeapsで作成する書類として、請求書と納品書が選べます。
    ファイル名方式の際、「デフォルト書類タイプ」で設定した値が設定され、CSV方式の際は、CSVファイルの中に書類タイプ項目が存在すればそれを設定し、項目が存在しないか空のとき、デフォルト書類タイプを使って設定します。
    また、第2パラメータの金額欄を設定しないとき(例:(取引先外部ID)ファイル名.pdf)、MakeLeaps上に書類は作成せず、PDFファイルの送付のみをおこない、取引金額は設定されません。
    同じ取引先外部IDに対して、請求書に補足資料を添付して送りたいときなどにご利用ください。
    CSV方式の際は、デフォルト書類タイプに「その他(書類以外)」も選択することができます。これを選択すると、MakeLeaps上に書類は作成せず、PDFファイルの送付のみをおこない、取引金額などは設定されません。
    デフォルト書類タイプに「その他(書類以外)」を設定し、下記の例のようにCSVファイルを設定することにより、請求書を作成しそこに資料を添付して送付することができます(CSVの書類タイプを空にせず「その他」と入力しても同じ結果となります)。

    CSV設定例:
    書類外部ID 取引先外部ID 取引金額 書類タイプ
    INV0001 1001 11000 請求書
    Att0001 1001
  8. MakeLeaps上の書類情報
    MakeLeapsで請求書または納品書が作成されると、MakeLeapsの書類として参照できるようになります。
    それぞれの項目の設定位置は下記となります。
    ①外部ID:書類外部ID(CSV方式において、書類外部IDに値を設定している際に設定します)
    ②取引先外部ID:取引先外部ID
    ③取引先名:取引先外部IDからMakeLeapsの取引先情報を参照し、取引先名を自動で設定
    ④発行日:アップロード操作をおこなった日
    ⑤請求書番号(納品書の際は納品書番号):MakeLeapsの書類番号設定基準に従って設定された番号
    ⑥合計金額:取引金額(納品書はここに表示されませんが値としては設定されています)
  9. MakeLeapsの発行書類控え
    MakeLeapsにおいて、作成された送付依頼を送信すると発行書類控え情報が作成されます。
    「履歴」-「発行書類控え」を選択すると一覧画面が表示されます。ここで「エクスポート」ボタンをクリックし、各形式でファイルとしてダウンロードすることができます。
    また、ここで任意のレコードの右にある「詳細 > 」ボタンをクリックすると、詳細画面を表示することもできます。
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