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請求書をPDFで連携する

販売管理システム等で作成されたPDF形式の請求書をMakeLeapsにアップロードし、郵送代行やセキュア送信機能を使用して取引先へ送付することができます。
アップロードした請求書PDFは、MakeLeapsの「送付前確認」画面に直接連携されます。

前提条件

本APPでは、請求締め処理等で作成した複数のPDF請求書をまとめて一回の操作でアップロードすることが可能です。 本APPを用いて請求書をMakeLeapsへ連携するための条件は以下の通りです。

  1. 請求書PDFファイルは、請求先別に分けて作成してください。
  2. 請求先を一意に特定するコード（請求先コード、取引先コード等※）が必要になります。
    このコードをMakeLeapsでは「外部ID」と呼びます。
    本APPでは、PDFのファイル名に外部IDを含めることで、PDFファイルがどの請求先のものかを識別します。
    ※お客様のシステム（請求書を作成したシステム）側で既に請求先コードを管理されている場合は、そのコードをそのままご使用になれます。

PDFファイルの作成条件の詳細に関してはPDF作成の条件及び注意事項を参照してください。

アップロード前の準備

アップロード作業を実施する前に、MakeLeapsに取引先情報や自社情報を登録しておく必要があります。 必要な設定作業の詳細はセキュア送信、郵送代行の設定を参照してください。

認証とアップロード画面の起動

  1. MakeLeapsへログイン後「自社情報」を選択し、「連携済みアプリ」のページを開きます。
  2. 表示された連携済みアプリの中から「PDF一括送付」を選びます。
  3. 認証をクリックします。
  4. 以下の認証画面が表示された場合、認証ボタンを押します。
    ※前回の認証から一定期間が経過した場合、又はアップロード画面で「終了」を押した場合のみ、本画面が表示されます。

アップロードの操作

  1. ファイル名のフォーマットを選択します。
    ・囲み文字：各種カッコの中の値を外部IDとして認識します
    ・区切文字：アンダースコア、ハイフン、カンマの前までの値を外部IDとして認識します
    ・正規表現：正規表現で記述した中の 'externalId' で指定している箇所を外部IDとして認識します (Internet Explorerでは使用できません)
    ※PDFファイル作成の条件についてはPDF作成の条件及び注意事項を参照してください。
  2. 送信元PDFファイル名の「読み込みファイルを選択」ボタンをクリックし、アップロードするPDFをすべて選択します。
    ※PDFファイルは同時に複数選択可能です。
  3. (オプション)「詳細設定」セクションにおいて、セキュア送信の「件名」「メッセージ」と郵送の「封筒上の表記」を設定することができます。必要に応じてお使いください。
    ここで設定しないとき、「封筒上の表記」には「内容物表記なし」が設定され、「件名」「メッセージ」には取引先設定で指定した文言が設定されます。セキュア送信の件名、メッセージのデフォルト設定を参照してください。
  4. 「送信」ボタンをクリックします。
    ※ステータスは「送信中」→「処理待機中」→「処理中」の順で変化していきます。すべてのPDFファイルが「処理待機中」以降のステータスになればブラウザを閉じても問題ありません。その前にブラウザを閉じると「送信中」のPDFファイルの処理は中断されます。
  5. アップロード完了後、MakeLeapsの「送付前確認」画面で送付依頼を確認・送付できます。

    1. 送付依頼に添付されるPDFファイル名は、外部ID部分を除いたファイル名となります。

      例:
      元ファイル名: (外部ID)株式会社ABC.pdf
      添付ファイル名: 株式会社ABC.pdf
    2. MakeLeaps上の操作については、MakeLeapsのマニュアルを参照してください。
  6. アップロードがエラーとなった場合
    ステータスが「成功」とならなかった時、何らかのエラーが発生しています。同画面に表示されている失敗理由やヘルプを参考に、エラーの原因を確認してください。
    ヘルプを参照しても解決できない場合、サポート窓口までご連絡ください。
  7. アップロード結果をクリックすると、過去の処理結果を履歴として確認することができます。

PDF作成の条件及び注意事項

PDFファイルの条件

アップロードするPDFは以下の条件に従って作成する必要があります。

No 項目 条件
1 ファイル名 外部IDを含むこと
拡張子が .pdf であること
外部IDを除いたファイル名の長さが80文字以下であること
2 書式 A4 縦
3 ページ数 同一取引先に同時に送る全PDFファイルの合計が200ページ以下
※郵送代行の場合の制限。セキュア送信の場合は制限なし
4 ファイルサイズ 同一取引先に同時に送る全PDFファイルのサイズの合計が20MB以下
5 ファイル数 同一取引先に同時に送る全PDFファイル数が5ファイル以下
また、同時にアップロードするすべてのファイル数合計が1000ファイル以下

同一の取引先に対し同時に複数のPDFを送る場合

同一の外部IDを持つファイルを同時に選択することで、複数のファイルをまとめて送付できます。 複数のファイルを送付する場合はファイル名でソートされますので、必要に応じて連番等を付加してください。

【例】 外部ID：10001 の取引先に、請求書とお知らせを送付する場合
　(10001)1.請求書.pdf
　(10001)2.お知らせ.pdf

セキュア送信、郵送代行の設定

以下では、アップロード実施前までに必要となるMakeLeaps上での設定作業について説明します。

  1. 取引先及び連絡先の登録・更新
    請求先情報をMakeLeapsの取引先に登録します。

    ①新規取引先の追加
    画面左側の取引先で＋を押し、「取引先を追加」を開きます。 ②下表を参考に、必要項目を登録します。
    〇必須
    No 画面の項目名 セットする内容 郵送代行 セキュア送信
    1 会社名 請求先名 ◯ ◯
    2 姓 請求先担当者
    3 名
    4 肩書 請求先担当者の肩書
    5 部門 請求先の部門
    6 電話番号 請求先の電話番号
    7 FAX番号 請求先のFAX番号
    8 Eメール 請求先のEメール ◯
    9 住所国名 ＜日本＞固定 ◯
    10 住所形成 ＜日本式表記＞固定 ◯
    11 郵便番号 請求先の郵便番号 ◯
    12 都道府県 請求先住所をマッピング
    （※）都道府県まで必須     		◯
    13 市区町村
    14 町名・番地
    15 ビル名
    ※No.1～5は、60文字以下の設定としてください
  2. 外部IDの登録
    取引先の追加が終了したら、登録した取引先を開き、外部IDを設定します。

    取引先⇒概要⇒詳細から編集を選択し、外部IDに請求先コード等システムで取引先を一意に特定するコードを指定。
    重要：請求書上の請求先とMakeLeapsの取引先の紐づけは、本外部IDで行います。漏れがないよう必ず登録を行ってください。
  3. 取引先の連絡先更新
    登録済の取引先を変更する場合は、該当の取引先を選択後「連絡先」タブを開いて、変更したい箇所を修正します。
    【注意事項】
    ・郵送代行の宛先及びセキュア送信のEメールアドレスには、デフォルトの連絡先（★マーク付きの連絡先）が設定されます。
    複数の連絡先を切り替えて運用する場合は、アップロード前にデフォルトの切り替えを行ってください。
    ※個人連絡先がデフォルトで住所が無い場合、組織連絡先の住所が設定され、会社名には、組織連絡先が設定されます。

    ・新規取引先の追加で、会社名、姓、名すべてを指定すると、組織連絡先と個人連絡先がそれぞれ一つ作成され、個人連絡先がデフォルトに設定されます。
    ※姓、名を指定せず会社名のみ指定すると、組織連絡先のみ作成され、組織連絡先がデフォルトに設定されます。

    ・複数の宛先にセキュア送信する場合、取引先の「送付設定」タブを開き、「セキュア送信の宛先」で「取引先に指定した連絡先」を選択することで、複数の連絡先を宛先として設定できます。詳細はMakeLeapsのヘルプをご覧ください。
  4. 書類の送付方法
    請求先ごとに、書類の送付方法の設定（セキュア送信、郵送代行又は両方）を行います。
    MakeLeapsの取引先から「送付設定」タブを開き、「書類の送付設定」で、各取引先に適用する送付方法にチェックを入れます。
  5. セキュア送信の件名、メッセージのデフォルト設定
    MakeLeapsの取引先から「送付設定」タブを開き、以下の項目を設定します。
    ・デフォルトの件名(※)
    ・デフォルトのメッセージ 本画面で指定した件名及びメッセージは、アップロード後、送付前確認画面を開いた際にデフォルトとして表示されます。デフォルトで表示されている内容は、同画面から上書き可能です。
    ※デフォルトの件名の初期値「@(document_number)」の意味は書類番号です。PDF一括送付はMakeLeaps内に書類を作るわけではないため、書類が存在せずMakeLeapsの送付前確認画面での修正が必要になります。そのため、必ず変更しておいてください。
    MakeLeapsの自社情報設定において、新規取引先を作成する際の初期値を設定することができます。詳しくはMakeLeapsのヘルプをご覧ください。
  6. 郵送代行の差出人設定

    郵送代行の場合、MakeLeapsが、宛先住所と差出人住所を記載した住所ページを自動で作成します。住所ページは請求書の1ページ目に、宛先や差出人が封筒の窓枠から見えるように挿入されます。

    送付前確認画面における郵送代行の確認イメージ

    【デフォルト差出人情報】

    MakeLeapsの自社情報⇒「自社連絡先」で設定します。
    MakeLeapsでは、複数の連絡先を定義できますが、複数の連絡先が存在する場合はデフォルトの連絡先（★マーク付き）を使用します。 本画面で指定した差出人情報は、アップロード後、送付前確認画面を開いた際にデフォルトとして表示されます。デフォルトで表示されている内容は、同画面から上書き可能です。

    【デフォルト宛先情報】

    取引先の「連絡先」から取得します。詳細は、取引先の連絡先更新を参照ください。

    封筒上の表記について

    封筒上の表記は、「内容物表記なし」がデフォルトで設定されます。
    「内容物表記なし」以外の表記（「請求書在中」等）を指定する場合は、送付前確認画面から変更可能です。

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